EVENTI: 10 ERRORI DA EVITARE

L’organizzazione di eventi aziendali sembra apparentemente semplice, ma non lo è. Richiede professionalità, serietà e impegno. È facile, soprattutto se sei alle prime armi, compiere errori o sottovalutare dei dettagli che, invece, possono essere motivo di insuccesso.

1.
Durante la fase organizzativa dell’evento, è necessario prevedere del tempo da passare con il cliente già in location per valutare tutti i particolari in modo che nulla rimanga al caso. Potrebbe essere utile anche ‘educare’ il cliente e fargli capire che le ore trascorse a provare e riprovare non sono ore perse.

2.
Fare sempre il sopralluogo prima dell’evento, anche più volte se richiesto: foto e planimetrie non sempre corrispondono a verità! Se la location ha una doppia entrata, valutare qual è la più adatta per il pubblico e gli ospiti. Esiste un’area di accesso per il carico scarico dei materiali ? Il montacarichi, se esiste, è di facile accesso ?

3.
Se l’evento è all’aperto e prevede della musica e se, vicino alla location, ci sono delle abitazioni o anche degli uffici, è bene informarli e verificare con loro che il rumore non dia fastidio in modo che si è sicuri che non si creino problemi, magari proprio durante la serata.

4.
A proposito di mal tempo, qual è il piano B? Tutti i dettagli, anche in questo caso, sono stati pensati con attenzione?

5.
Organizzazione eventi e logistica: quanta manodopera servirà per spostare dei mobili, organizzare l’arredo, spostare dei tavoli? E chi si occuperà dell’impianto elettrico: sarà necessario collegare dei pc o dei led wall? Sono necessarie delle prese elettriche? È bene valutare questi particolari prima e confrontarsi già con dei professionisti del settore.

6.
Ci saranno dei contenuti video da mostrare durante l’evento? È bene creare, sempre, il back up!

7.
Non fidarsi mai troppo degli spedizionieri!!! Far arrivare direttamente in location, all’ultimo momento, i materiali può essere molto rischioso

8.
L’evento prevede un’isola bar? Una sola sarà sufficiente? Se si prevede un’alta affluenza, è bene organizzare almeno due punti ristoro per evitare che si crei eccessiva coda e che gli ospiti si impazientiscano.

9.
Pensare a una zona per lo stoccaggio dei materiali che non sia in vista, ma che sia nascosta e che, nello stesso tempo, permetta un accesso facile agli addetti ai lavori.

10.
È importante non sottovalutare lo smontaggio durante l’organizzazione eventi. Nelle fasi finali, spesso, si tende a rilassarsi: questo è il momento in cui si rischia di compiere più errori. Un esempio? Non prevedere abbastanza materiale per imballare i prodotti del cliente.

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2019-06-13T17:09:09+00:00